Arbeitsablauf

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AlsArbeitsablauf(auchArbeitsfolgeoderenglischworkflow) wird in derOrganisationslehredieräumlicheundzeitlicheReihenfolgevonfunktional,physikalischodertechnischzusammengehörendenArbeitsvorgängenan einemArbeitsplatzbezeichnet.

Allgemeines

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InWirtschaftseinheiten(Privathaushalte,Unternehmen,Staatenmit ihren Untergliederungen wieGebietskörperschaftenund deröffentlichen Verwaltung) bestehen die einerStellezugewiesenenArbeitsaufgabenmeist aus einer Vielzahl von einzelnenAblaufabschnitten(Arbeitsschritte;englischtask), die erst in ihrer Gesamtheit durch einen letzten komplettierenden Arbeitsschritt als erfüllt anzusehen sind. Viele dieser Ablaufabschnitte sind funktional, physikalisch oder technisch voneinander abhängig, so dass beim Arbeitsablauf eine bestimmte Reihenfolge (Ablauffolge) einzuhalten ist. Dazu setzenArbeitskräftemeistArbeitsmittelein, um aufgrund der vorgegebenen Arbeitsaufgabe einArbeitsergebniszu erzielen. Deshalb wird der Arbeitsablauf auch als das räumliche und zeitliche Zusammenwirken vonArbeitskraft,Arbeitsmitteln,Arbeitsgegenständen,EnergieundInformationin einemArbeitssystembezeichnet.[1]

Ein noch nicht komplettierter Arbeitsablauf befindet sich in einem bestimmtenBearbeitungsstatus.Bei komplexeren Arbeitsabläufen lohnt sich die Erstellung vonArbeitsablaufplanungenmitOrganigrammen.

DieArbeitin ihrerpraktischenprozessualen Ausführung (Arbeitsprozess) wird durch dieArbeitsumweltund diegeforderten Leistungsvoraussetzungengeprägt, wieQualifikation,Arbeitsauftrag(englischjob) undAusführungsbedingungen.[2]Der Arbeitsauftrag wiederum besteht ausArbeitsanweisungenund sonstigen Instruktionen (Dienstanweisungen) zu den Arbeitsmitteln, Arbeitsabläufen und dem Arbeitsziel.[3]

Die Analyse und Gestaltung von Arbeitsabläufen ist in Unternehmen Teil derAblauforganisation.Sie ermittelt die zweckmäßigsten Arbeitsabläufe, um hierdurch das bestmögliche Ergebnis sicherzustellen.[4]Dabei muss sie berücksichtigen, dass es im Betriebsablauf oft vorkommt, dass eine Arbeitsaufgabe nicht von einem einzigen Arbeitsplatz allein, sondern von mehreren Arbeitsplätzen – sogarabteilungs-undstandortübergreifend– vollendet werden kann. Dann ist einkoordiniertesVorgehen der beteiligten Bereiche aufgrund vonAblaufdiagrammenerforderlich, welche die stellenübegreifenden Ablaufabschnitte festhalten. Können einzelne Ablaufabschnitte erst in einem gesamten Unternehmen durch einen komplexenProduktionsprozesszu einemEndproduktoder einerDienstleistungzusammengefügt werden, so spricht man vonArbeitssystemenoderGeschäftsprozessen.Ist dieFertigungstiefeim Unternehmen nicht sehr groß, führen die Arbeitsabläufe lediglich zuHalbfabrikatenoderZwischenprodukten,die erst durchWeiterverarbeitungin anderen Unternehmen komplettiert werden können.

Geschichte

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Als Begründer desScientific Management,also der wissenschaftlichen Durchdringung auch der Arbeitsabläufe, giltFrederick Winslow Taylor.Er undFrank Bunker Gilbrethbegannen 1911 damit, den industriellen Arbeitsablauf durch Arbeitsablaufstudien systematisch zu analysieren. Taylor konzentrierte sich dabei auf Zeit- und Bewegungsstudien, mit deren Hilfe er den gesamten Arbeitsablauf in sinnvolle Teiloperationen aufspaltete und durch Objektivierung optimierte.[5]Hiermit stellte er die optimalen Bewegungsformen und den günstigsten Zeitaufwand für einen bestimmten Arbeitsablauf fest. DerIngenieurKarl Wilhelm Hennigbefasste sich 1948 eingehend mit industriellen Arbeitsabläufen. Der Arbeitsablauf ist für ihn das zeitliche Hinter- und Nebeneinander von Arbeitsvorgängen anArbeitsobjekten,ausgeführt durch Arbeitskräfte am Arbeitsplatz; er dient der Erfüllung einer Teilaufgabe in einem Betrieb.[6]Der Arbeitsablauf ist so zu gestalten, dassWirtschaftlichkeit,einwandfreieProduktqualität,Schnelligkeit und Terminsicherheit erreicht werden können.[6]

Erich Gutenbergstellte 1951 fest, dass dieDurchlaufzeitdann am geringsten ist, wenn die Arbeitsschritte ohne wesentlichen Zeitverlust aneinander anschließen.[7]Konrad Mellerowiczhielt es 1951 für eine wichtige Aufgabe, „den Arbeitsablauf rational zu gestalten “[8]und schrieb 1956 der organisatorischen Denkweise den Zweck zu, für eine Aufgabe den besten Arbeitsablauf zu finden,[9]wobei dieArbeitsvorbereitungfür einen reibungslosen Arbeitsablauf sorgen kann.[10]FürErich Kosiolgalt 1962 als das oberste Ziel der Strukturierung des Arbeitsablaufs die Erreichung der kürzesten Durchlaufzeiten aller Bearbeitungsobjekte.[11]Erwin Grochlasetzte sich 1971 eingehend mit den Arbeitsabläufen imBüroauseinander.[12]

Störungen im Arbeitsablauf

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Auch in Arbeitsabläufen könnenSchwachstellenvorhanden sein. Sie können zubetrieblichen Störungenführen (englischJob-Stopper), so dass bei Auftreten einer Unterbrechung die aktuell durchzuführenden, aufgabenbezogenen und geplanten Ablaufabschnitte nicht mehr realisiert werden können. Hierbei werden zwei Unterbrechungen unterschieden.[13]Der Arbeitsablauf wird entweder durch Personen oder durch eine gestörteFunktionoder mangelnde Verfügbarkeit von Arbeitsmitteln unterbrochen.

Arbeitsprozess, Prozessmanagement und Workflow-Management

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EinArbeitsprozessist ein verbindlicher Arbeitsablauf, der ein eindeutiges Startereignis und Endergebnis aufweist,arbeitsteiligvon mehreren Prozessbeteiligten bearbeitet wird und für einen internen oder externenKundeneinenNutzenstiftet.[14]DasProzessmanagementbetrifft die fachlich-konzeptionelle Ebene im Unternehmen, während dasWorkflow-Managementdie operative Ebene darstellt. Ziel des Prozessmanagements ist es, Arbeitsabläufe systematisch zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern. Hierfür sindArbeitsinhalteundArbeitsortedurch eineArbeitsanalyse und -synthesezu untersuchen. Das Workflow-Management hat auf der Grundlage dieser Ergebnisse den richtigen Arbeitsablauf zur Verfügung zu stellen. Es kann als technische Sicht auf die Geschäftsprozesse bezeichnet werden, da es die Steuerung der Arbeitsabläufe beinhaltet. Dabei kann einWorkflow-Management-Systemden Ablauf in mehrfachem Kontext unterstützen, ihn mit notwendigenDaten(temporal, modal, final) versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenenAlgorithmusunterstützen. Internationale industrielle Gremien wie dieWfMCundOMGhaben dazu Standards wie BPAF[15],BPMN[16]undBPML[17]entwickelt.

Unterschied zwischen traditionellem Arbeitsablauf und agilem Arbeitsablauf

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Ein traditioneller Arbeitsablauf verläuft normalerweise sequentiell und linear, d. h. alle Schritte stehen fest, bevor die Arbeit beginnt. Sobald ein Schritt abgeschlossen ist, kann die Arbeit in die nächste Phase übergehen. Dies wird alsWasserfallmethodebezeichnet. An dieser Stelle unterscheidet sich der traditionelle Arbeitsablauf mit dem agilen Arbeitsablauf. Bei einem agilen Arbeitsablauf liegt der Fokus auf der kontinuierlichen Bereitstellung von kleineren Arbeitsstücken sowie das schnelle Erhalten von Feedback. Änderungen können dabei immer am Ende einesSprintsvorgenommen werden, sodass dieser Arbeitsablauf weniger starr ist als die traditionelle Vorgehensweise. Der agile Workflow ist damit flexibler im Hinblick auf die Struktur und Veränderungen. Außerdem erlaubt die Vorgehensweise es Aufgaben leichter zu priorisieren.[18]

Siehe auch

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Einzelnachweise

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  1. ↑Frank Topolewski/Uwe Meinberg,Lexikon der Fertigungsleittechnik,1995, S. 28
  2. ↑Ekkehard Frieling/Karlheinz Sonntag/Ralf Stegmaier:Lehrbuch Arbeitspsychologie,1999, S. 468 ff.
  3. ↑Ansfried B. Weinert:Organisations- und Personalpsychologie,2004, S. 650
  4. ↑Udo Freier/Gisela Rauschhofer:Atlas Wirtschaftslehre.1984, S. 105
  5. ↑Frederick Winslow Taylor,Die Grundsätze wissenschaftlicher Betriebsführung,1913, S. 32 ff.
  6. ↑abKarl Wilhelm Hennig:Betriebswirtschaftliche Organisationslehre.1948, S. 110
  7. ↑Erich Gutenberg:Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre, Band 1: Die Produktion.1963, S. 157
  8. ↑Konrad Mellerowicz:Kosten und Kostenrechnung,Band 1, 1951, S. 215
  9. ↑Konrad Mellerowicz:Allgemeine Betriebswirtschaftslehre.Band 1, 1956, S. 29
  10. ↑Konrad Mellerowicz:Allgemeine Betriebswirtschaftslehre.Band 1, 1956, S. 102
  11. ↑Erich Kosiol:Organisation der Unternehmung,1962, S. 107
  12. ↑Erwin Grochla (Hrsg.):Das Büro als Zentrum der Informationsverarbeitung,1971, S. 129 ff.
  13. ↑Heiner Dunckel:Kontrastive Aufgabenanalyse im Büro.,1993, S. 213
  14. ↑Carlo Simon/Bernd Hientzsch:Prozesseigner: Wissen & Methoden für Manager von Unternehmensprozessen.2014, S. 10
  15. ↑BPAF-Standard
  16. ↑BPMN-Business Model
  17. ↑BPML-Business Model-Language
  18. ↑BegriffserklärungaufWORKPATH.
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